Majówka minęła - terminy zostały

Majówka to jeden z nielicznych momentów, gdy przedsiębiorca może realnie odłączyć się od firmowych spraw. Problem zaczyna się po powrocie. Maj ma jeden z najbardziej nabitych kalendarzy podatkowych w roku - nie dlatego, że jest wyjątkowo skomplikowany, ale dlatego, że terminy padają jeden po drugim, a część z nich pojawia się tylko raz w roku. Jeśli je pominiesz, zapłacisz odsetki. Jeśli je zrozumiesz - masz kontrolę nad swoją firmą.

Ten artykuł nie jest dla księgowych. Jest dla Ciebie - właściciela firmy, który chce wiedzieć, co dokładnie dzieje się z jego pieniędzmi i obowiązkami w maju.

Twoje kluczowe terminy w maju 2026

Oto lista dat, których nie możesz zignorować w tym miesiącu:

• 5 maja | VAT-14 za kwiecień - wpłata podatku od wewnątrzwspólnotowego nabycia paliw silnikowych; dotyczy wyłącznie przedsiębiorców nabywających paliwa silnikowe z innych krajów UE

• 7 maja: Wpłata karty podatkowej za kwiecień, PIT-NZ / CIT-NZ, CIT-7.

• 11 maja: Intrastat za kwiecień (standardowy termin to 10. dzień miesiąca; ponieważ 10 maja 2026 wypada w niedzielę, termin przesuwa się na poniedziałek 11 maja) - dotyczy przedsiębiorców prowadzących wewnątrzunijną wymianę towarową, którzy przekroczyli progi statystyczne; zgłoszenie składa się elektronicznie przez system PUESC. 

• 15 maja: ZUS dla płatników posiadających osobowość prawną (np. sp. z o.o., S.A.); II rata podatku od nieruchomości, podatku leśnego i rolnego, wpłata do PPK za kwiecień.

• 20 maja (⚠️ KLUCZOWY TERMIN): ZUS za kwiecień (JDG i pozostałe podmioty), zaliczka na PIT lub CIT za kwiecień, wpłata ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych za kwiecień, wpłata zaliczek PIT pobranych od wynagrodzeń pracowników i zleceniobiorców za kwiecień (obowiązek pracodawcy jako płatnika), roczne rozliczenie składki zdrowotnej za 2025 rok + ewentualna dopłata, PFRON za kwiecień, Estoński CIT. 

• 25 maja: VAT za kwiecień, JPK_V7M lub JPK_V7K (część ewidencyjna), VAT-UE za kwiecień, Podatek akcyzowy, Podatek cukrowy, PSD-1, VAT-8, VAT-9M, VAT-12, VAT-13, WN-D PFRON.

• 31 maja: Wpłata co najmniej 75% rocznego odpisu na ZFŚS - jeśli zatrudniasz, VAT w procedurze importu VII-DO.

Pełny kalendarz terminów podatkowych i obowiązków na cały rok 2026 znajdziesz w artykule terminy i obowiązki przedsiębiorcy.

Wyjątki: Trzy rzeczy, które w maju mogą Cię zaskoczyć

Po intensywnym kwietniu w biurze rachunkowym maj przynosi kolejne wyzwania - oto trzy rzeczy, które mogą Cię zaskoczyć.

1. Roczne rozliczenie składki zdrowotnej za 2025 rok

To jeden z tych obowiązków, o których większość przedsiębiorców dowiaduje się za późno albo niemal w ostatniej chwili. Do 20 maja musisz złożyć roczne rozliczenie składki zdrowotnej za cały 2025 rok i - jeśli wychodzi niedopłata - wpłacić brakującą kwotę.

Jak to działa? Przez cały 2025 rok płaciłeś składkę zdrowotną wyliczaną co miesiąc od bieżącego dochodu. Teraz następuje weryfikacja: liczy się Twój rzeczywisty dochód za cały rok. Jeśli faktycznie zarobiłeś więcej, niż wynikało z comiesięcznych zaliczek - dopłacasz różnicę. Jeśli mniej - możesz oczekiwać zwrotu nadpłaty.

Kwota niedopłaty potrafi zaskoczyć, szczególnie jeśli 2025 był dobrym rokiem finansowym dla Twojej firmy. Warto sprawdzić w biurze rachunkowym, jakie wyliczenie Cię czeka - zanim termin 20 maja zrobi się nieprzyjemnie bliski. Więcej o zasadach rozliczeń i zbiegach tytułów przeczytasz w artykule o składkach ZUS i ubezpieczeniach w 2026 roku.

2. KSeF - czy Twoje faktury naprawdę docierają do kontrahentów?

Od 1 kwietnia 2026 roku KSeF staje się obowiązkowy dla większości podatników. Maj to pierwszy pełny miesiąc rozliczeń w nowym reżimie. To znaczy, że błędy wystawiania faktur, które w poprzednich miesiącach były jeszcze „do naprawienia”, teraz mają realne konsekwencje: kontrahent nie ma faktury w systemie, nie może odliczyć VAT, a Ty musisz wystawiać korekty.

Co warto sprawdzić teraz: * Czy faktury wystawiane przez Twoją firmę faktycznie trafiają do KSeF i mają nadany numer KSeF? * Czy faktury, które otrzymujesz od dostawców, mają poprawny numer NIP Twojej firmy? * Czy Twój system do fakturowania jest skonfigurowany pod KSeF?

Jeden czeski błąd w NIP nabywcy przy wystawieniu faktury za usługę wykonaną w kwietniu sprawia, że faktura trafia do systemu bez właściwego adresata - lub nie trafia wcale. Kontrahent nie widzi dokumentu, Ty masz problem z rozliczeniem. To sytuacja, która zdarza się częściej niż się wydaje, szczególnie w pierwszych miesiącach obowiązkowego KSeF. Szczegółowe zasady działania systemu znajdziesz w kompleksowym zbiorze odpowiedzi na kluczowe pytania o KSeF.

3. ZFŚS - czy Ty też musisz wpłacać?

Do 31 maja pracodawcy mają obowiązek wpłaty co najmniej 75% rocznego odpisu podstawowego na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych. Jeśli zatrudniasz co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty według stanu na 1 stycznia 2026 roku - ten obowiązek dotyczy Cię obligatoryjnie.

Jeśli zatrudniasz mniej niż 50 pracowników - fundusz jest dobrowolny, ale zamiast niego możesz wypłacać pracownikom świadczenie urlopowe. To zupełnie inny instrument, z innymi zasadami i terminami.

Warto sprawdzić, jak wygląda sytuacja w Twojej firmie, zanim 31 maja zaskoczy Cię pytaniem od księgowości: „Czy wpłacamy na ZFŚS?“. Więcej o obowiązkach związanych z zatrudnieniem w ramach jednoosobowej działalności gospodarczej znajdziesz w naszym kompleksowym przewodniku.

Przykład z praktyki - Pani Agnieszka w majowych realiach

Pani Agnieszka prowadzi firmę usługową od siedmiu lat. Zatrudnia czterech pracowników i rozlicza się na podatku liniowym. Maj zaczął się dla niej spokojnie, ale szybko pojawiły się wyzwania.

Zaskoczenie przy rozliczeniu zdrowotnej

W pierwszym tygodniu maja biuro rachunkowe przesłało jej wyliczenie rocznej składki zdrowotnej za 2025 rok. Dochód był wyższy niż w poprzednich latach - firma miała dobry rok. Comiesięczne zaliczki na składkę były liczone od bieżących dochodów, więc roczne podsumowanie ujawniło niedopłatę ponad trzech tysięcy złotych do wpłaty do 20 maja.

Pani Agnieszka była zaskoczona kwotą, ale rozumiała mechanizm. Zaplanowała przelew z wyprzedzeniem. Terminu nie przegapiła - ale gdyby nie sprawdziła wyliczenia z wyprzedzeniem, przelew na kilka tysięcy złotych mógłby mocno zachwiać bieżącą płynnością.

Faktura, której nie było

W połowie maja odezwał się kontrahent Pani Agnieszki: nie może znaleźć faktury za usługę z kwietnia. Pani Agnieszka sprawdziła w systemie - faktura wystawiona w kwietniu nie trafiła do KSeF. Przy wprowadzaniu danych nabywcy pojawił się czeski błąd w numerze NIP – jedna cyfra przestawiona. System wystawił dokument, ale bez prawidłowego identyfikatora odbiorcy.

Efekt: trzeba wystawić korektę do zera i nową fakturę z poprawnym NIP-em. Kontrahent traci czas, Pani Agnieszka traci czas. Piętnaście minut przy wystawianiu faktury zaoszczędziłoby dwóch godzin naprawiania błędu w środku napiętego maja. Jeśli chcesz uniknąć takich sytuacji, sprawdź nasz poradnik: KSeF i e-faktury bez stresu.

Pytanie o ZFŚS

Na ostatni tydzień maja biuro rachunkowe wysłało Pani Agnieszce pytanie: „Czy chcecie dalej korzystać ze świadczenia urlopowego dla pracowników?”. Odpowiedź wymagała chwilowej decyzji. Pani Agnieszka nie wiedziała, co to oznacza finansowo - poprosiła o wyliczenie i wybrała opcję korzystniejszą dla firmy. Gdyby nie zapytała - decyzja zapadłaby domyślnie. A domyślna decyzja w finansach firmowych rzadko jest optymalna.

Co zrobić jeszcze w maju - krótka lista kontrolna dla przedsiębiorcy

1. Zweryfikuj roczne rozliczenie składki zdrowotnej. Zapytaj biuro rachunkowe, jaki wynik Cię czeka przed 20 maja. Jeśli będzie niedopłata - zaplanuj przelew z wyprzedzeniem, żeby nie robić go w pośpiechu.

2. Sprawdź faktury wystawione w maju. Czy mają nadany numer KSeF? Czy kontrahenci je potwierdzili? Jeden błąd w NIP lub brakujące pole to korekta, której wolisz uniknąć.

3. Dopytaj o ZFŚS. Jeśli zatrudniasz pracowników - sprawdź, czy masz obowiązek wpłaty na fundusz socjalny, czy rozliczasz się przez świadczenie urlopowe. Termin to 31 maja.

4. Zadbaj o dokumenty za kwiecień. Termin ZUS i zaliczek to 20 maja. Im wcześniej dostarczysz komplet dokumentów do biura, tym mniej stresu w ostatnich dniach przed terminem.

Pamiętaj też o prawidłowym dokumentowaniu wszystkich wydatków - sprawdź, co możesz zaliczyć do kosztów firmowych i jak prowadzić dokumentację.

Maj nie jest najgłośniejszym miesiącem w roku dla przedsiębiorcy. Ale jest miesiącem, w którym drobne przeoczenie potrafi wygenerować realne koszty - odsetki, korekty, spóźnione przelewy. Kontrola nad terminami to kontrola nad finansami firmy.

Pilnowanie terminów, weryfikacja faktur w KSeF i wyliczanie składek to procesy, które wymagają precyzji, ale nie muszą pochłaniać Twojego czasu. Księgoboty to inteligentne narzędzie, które automatyzuje powtarzalne zadania księgowe i pomaga utrzymać porządek w dokumentach. Możesz sprawdzić, jak to rozwiązanie usprawni pracę w Twojej firmie - przetestuj je przez 14 dni bez opłat po rejestracji na ksiegoboty.biz.